Una oficina virtual es un espacio cibernetico en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los clientes.
La mayoría de los organismos públicos y grandes empresas ofrecen dentro de sus Webs servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de comunicación en el acceso a información y la prestación de servicios.
Asimismo existen empresas de servicios como un centro de negocios que oferta oficinas virtuales con el objetivo de minimizar los costes de estructura de una multinacional, pequeña y mediana empresa, y emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física, que pueden ser a menudo costosos.
Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico y la domiciliación de sociedades son la elección ideal para negocios de reciente implantación en un territorio concreto.
El servicio virtual no tiene fronteras. Una persona utilizando este tipo de servicio puede sin problema conducir su empresa desde un pais a otro. Por ejemplo, un cliente de Virtual Office podria utilizar este servicio en Cracovia, si este cliente quiere reducir los costes y no quiere arriesgar su capital con la creacion de una empresa en un otro pais, eso prodria ser una muy buena solucion.[]
Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. El término intranet se utiliza en oposición a Internet, una red entre organizaciones, haciendo referencia por contra a una red comprendida en el ámbito de una organización.
Foros, wikis, blogs y redes sociales
Todavía hay muchas organizaciones que muestran evidencias de las primeras etapas de la intranet en las empresas, cuando era sólo un medio para transmitir información a los empleados.
La intranet se nutre hoy de "modelos" de comunicación como foros, wikis, blogs y redes sociales. Son sus verdaderos motores y han inspirado su nuevo rol en el mundo empresarial: un verdadero "canal de interacción virtual", con alto impacto en la comunicación interna y objetivos comúnmente centrados en la innovación, la mejora permanente y la gestión del conocimiento.
Extranet
Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando Internet. La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Intranet de colaboración con otras compañías. Aplicaciones extranet
Los siguientes ejemplos muestran las aplicaciones de la extranet, ya que pueden ser muy variadas dichas aplicaciones:
· Groupware, diversas compañías participan en el desarrollo de nuevas aplicaciones con un objetivo común.
· Creación de foros.
· Compañías empresariales participan y desarrollan programas educativos o de formación.
· Para compañías que son parte de un objetivo común de trabajo, mediante la extranet, pueden dirigir y controlar los proyectos comunes.
· Una empresa puede participar en redes de conocimiento junto con universidades, asociaciones y demás centros en programas de formación, en actividades de investigación y desarrollo, en bolsas de trabajo, etc.
Beneficios empresariales de la extranet
· Permite hacer transacciones seguras entre los sistemas internos de la empresa.
· Mediante aplicaciones de la extranet los trabajadores de la empresa pueden obtener fácil y rápidamente la información sobre los clientes, proveedores y socios.
· Reducción de costos y ahorro temporal como económico para la empresa
· Totalmente basada en Internet
· Desarrollado en cualquier herramienta de programación
· Independiente del motor de Base de datos
· Dirección en Internet bajo su propio dominio
· Conexión de base de datos del sistema contable de la empresa al sistema ‹ opcional ›
· Diseñada armónicamente con el mismo estilo del sitio web de su empresa
La web 2.0 en las empresas, ¿qué es y para qué sirve?
Blogs, MySpace, Wikipedia y YouTube son los símbolos de la nueva Internet. Muchas empresas están aplicando las tecnologías 2.0 para aceitar sus operaciones, desarrollar productos y mejorar sus relaciones con clientes y proveedores...
En los últimos años, si de algo se habló en la comunidad de cibernautas es de la "irrupción de la Web 2.0", del "nuevo paradigma comunicacional" y sus implicancias sociales, culturales y, desde luego, económicas. La nueva web prometía una mayor interactividad, contenidos audiovisuales y la colaboración espontánea de millones de usuarios de todo el mundo en la creación de contenidos.
Los blogs, MySpace, Wikipedia y YouTube ya son los emblemas de la web 2.0, construida sobre las tecnologías RSS (que permite una sencilla distribución de contenidos), el P2P (para compartir archivos), los podcasts (la incorporación de audio y video) y las wikis (que ofrecen la posibilidad de compartir y corregir conocimiento colectivamente). Así, en este nuevo escenario, están quedando en el pasado los días en que la única relación entre empresas e Internet era el estáticamente aburrido website donde promocionaban sus productos.
Ahora, según una encuesta global de la consultora McKinsey, tres de cada cuatro grandes empresas ya implementaron herramientas de la nueva Internet en sus operaciones. Los objetivos principales: la automatización de procesos y el fomento del networking interno. Veamos... • Los "web services" son la herramienta 2.0 más popular entre ejecutivos. De hecho, el 80 por ciento de los encuestados declaró haber implementado (o tenerlo previsto para el futuro) softwares que facilitan la transmisión de datos entre distintos sistemas.
Esto puede ser fuente de enormes ventajas en algunas actividades. A través de los web services, un retailer puede comunicarse online con su proveedor y actualizar automáticamente los inventarios de cada uno. • Otra herramienta inmensamente popular de la web biz 2.0 es el "peer-to-peer networking", utilizado para compartir información en tiempo real con clientes o proveedores.
• Uno de cada cinco encuestados declaró haber implementado weblogs para mejorar los procesos de atención al cliente y obtener feedback de los usuarios.
• Las herramientas de inteligencia colectiva (como el wiki) se están volviendo muy populares para el desarrollo de productos. Muchas empresas han diseñado una serie de sistemas y procesos para que cada empleado pueda poner su opinión a consideración del resto. De ahí salen muchas buenas ideas para nuevos productos. En definitiva, la web 2.0 ya se está metiendo de lleno en las empresas. Los rezagados (y los que estaban en posición de "wait and see") se están dando cuenta de que las herramientas de la nueva web pueden ser perfectas para mejorar la eficiencia de las operaciones y aceitar la relación con los clientes.
Este es precisamente el caso de las compañías de América Latina, cuyos ejecutivos hasta el presente no apostaron fuerte por la web 2.0. Sin embargo, en vista del éxito obtenido en los casos donde se implementó, en los próximos años piensan recuperar el terreno perdido invirtiendo en tecnologías 2.0 a un ritmo mayor que las corporaciones estadounidenses o europeas.
¿Por qué las organizaciones temen a la web 2.0?
La web 2.0 ofrece oportunidades para las organizaciones pero al tiempo supone toda una serie de retos que afectan a su núcleo más sensible, lo que genera importantes temores entre sus gestores y responsables. Posiblemente las causas últimas de estos temores son:
1. la crítica implícita que el modelo de la web 2.0 incorpora a los modelos de organización y de producción de conocimiento y, en el caso de las organizaciones educativas, de eduación tradicionales, y
2. la necesidad de mantener las cuotas de control y poder de los departamentos de tecnologías de la información, que en un “mundo 2.0” podrían ser considerados casi como irrelevantes, al menos con sus objetivos y modelo de funcionamiento actual. Quizás nos encontremos viviendo una versión distópica del cuento When Sysadmins Ruled the Earth de Cory Doctorow, tal como explican con ejemplos en Computer World (El mundo del computador) Los principales riesgos que las organizaciones asocian con la web 2.0: fiabilidad, seguridad, gobernanza, conformidad y privacidad. Estos riesgos se deberían fundamentalmente a la entrada incontrolada y creciente de la web 2.0 en las organizaciones, lo que denominan “unsanctioned employee usage”, que genera algunas consecuencias indeseadas como las violaciones de la propiedad intelectual y/o contratos (por ejemplo, datos de clientes, o de estudiantes, que se almacenan fuera de los “cortafuegos” institucionales). El informe de Forrester propone como solución el establecimiento de políticas y reglas de uso de la web 2.0. Pero como el post de Read/Write Web comenta, esta estrategia podría acabar con las oportunidades que proporciona la web 2.0, que se deben principalmente a su modelo abierto, de modo que unas normas restrictivas podrían generar un efecto perverso al reducir la innovación por parte de los usuarios. Otro informe de Forrester, Passionate Employees: The Gateway To Enterprise Web 2.0 Sales, analiza la importancia cuantitativa de los “passionate users”, aquella minoría de empleados de las empresas que usan la web 2.0 sin que les sea requerido por sus jefes. En las grandes empresas, y muchas universidades podrían incluirse en esta categoría, se ha estimado que este tipo de usuarios representan sólo un 15%. Desde el punto de vista de una organización convencional y jerárquica, el impacto de este 15% sería muy limitado. Pero, en una organización en red, un pequeño número de usuarios muy activo (bien conectados) puede inducir cambios radicales en las prácticas de trabajo de toda la organización. Desde un punto de vista estratégico, los temores que generan la web 2.0 ilustran la confrontación entre las necesidad de confianza y de apertura (como discuten también en Read/Write Web). Las organizaciones tienen dos necesidades que entran en competencia y que son en buena medida incompatibles: 1) visibilidad, que provoca que la organización se abra al exterior (un ejemplo clásico es el márketing); y 2) la seguridad y confianza, que hacen que la mayor parte de los procedimientos de gestión se restrinjan al interior de la empresa. Probablemente, los nuevos desarrollos de redes sociales basados en la web 2.0, como Facebook, podrían ser una solución potencial a este compromiso, dado que proporcionan herramientas de la web 2.0 propias (y una API para desarrollar o integrar herramientas externas) dentro de un entorno controlado. Este tipo de sistemas permite gestionar simultáneamente contenidos y usuarios. El éxito de Facebook origina una serie de peligros para el funcionamiento de las redes abiertas a que estamos acostumbrados hasta el momento, tal como discutían en Wired (Slap in the Facebook: It's Time for Social Networks to Open Up): Facebook is on the wrong side of the open-network debate. Facebook is a sealed bubble. Facebook users are locked into Facebook, just as iTunes locks music fans to Apple’s iPod... Social networking should be based on open standards, just like e-mail.
Efectivamente Facebook “cierra las redes” (¿las transforma en comunidades?), lo cual es para muchos objetivos un problema grave. Pero desde el punto de vista de las organziaciones actuales, preocupadas (y hasta obsesionadas) con la seguridad y el control, puede ser la opción apropiada (o al menos la vía mejor aceptada para la entrada de la web 2.0). Finalmente, la web 2.0 genera algunos retos en la gestión de las infraestructuras de las organizaciones, tal como Chris Anderson discutió en el blog The Long Tail. Esta es la versión infraestructural del debate entre seguridad y apertura. ¿Cómo proporcionar una red segura, esencial para muchos procesos claves de administración y de gestión, al tiempo que se permiten los usos exploratorios (y arriesgados) más rentables para usar la web 2.0? Anderson propuso la instalación de una red física doble: una cerrada y diseñada para la Internet 1.0 (para procesos críticos) y otra abierta àra la web 2.0 que permitiría el desarrollo de redes sociales y una dosis de experiementación muy elevada.
LA EVOLUCION DE LA WEB
WEB 1.0 CARACTERISTICAS: Esta web es de solo lectura. Pocos productores de contenidos. Paginas Creadas del código HTML difícilmente actualizable y con nula interacción del usuario en las mismas. Sitios direccionales y no colaborativos. Interacción mínima .
WEB 2.0 CARCTEEISTICAS: Ahorra tiempo al usuario Facilita la interacciones. Permite una mejor interoperabilidad entre aplicaciones y entre las aplicaciones y las máquinas (software-hardware). La Web 2.0 es también llamada web social por el enfoque colaborativo y de construcción social de esta herramienta. Información en permanente cambio.
WEB 3.0 CARACTERISTICAS: Se basa en una Internet más "inteligente“. Los usuarios podrán hacer búsquedas más cercanas al lenguaje natural. Uso en compañías para conseguir una manipulación de datos más exactos. Utilizado por el mercado para promocionar las mejoras respecto a la Web 2.0 Web 3.0 también ha sido utilizada para describir el camino evolutivo de la red que conduce a la inteligencia artificial. Surgen los Bots o buscadores particulares.
WEB 4.0 CARACTERISTICAS: Sistema operativo web global, y tan potente como el cerebro humano. Nuevos avances de la tecnología en general. Avance en el desarrollo de las telecomunicaciones. Avance de la nanotecnología en el mundo. Respuesta inmediata en la investigación requerida.
